IMPORTRANGE: traer datos de otro archivo de Google Sheets
IMPORTRANGE copia un rango de otro archivo de Google Sheets y lo mantiene al día. Sirve para juntar en un resumen lo que capturan varias personas o sucursales, cada una en su archivo.
La fórmula
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd123abcd123","Ventas!A1:C200")- Primer argumento: la dirección del archivo de origen, entre comillas, o una celda que la tenga.
- Segundo argumento: la hoja y el rango, como texto:
"Ventas!A1:C200". Si omites la hoja, toma la primera.
Con la dirección en A1 la fórmula queda más corta y es fácil cambiar de archivo:
=IMPORTRANGE(A1,"Ventas!A1:C200")El permiso: «Permitir acceso»
La primera vez, la celda muestra #REF! con el mensaje Debes conectar estas hojas. Es normal: Sheets pide permiso antes de leer otro archivo.
- Si el archivo de origen es tuyo, pasa el cursor sobre la celda y haz clic en Permitir acceso.
- Si es de otra persona, necesitas que te comparta el archivo. Pide acceso y espera a que te lo dé.
Si el dueño activa Inhabilitar las opciones de descarga, impresión y copia, las fórmulas IMPORTRANGE nuevas dejan de traer datos. Las que ya existían siguen funcionando.
Traer solo una parte, con QUERY
Para no traer todo el rango, combina IMPORTRANGE con QUERY. Sobre un resultado importado, las columnas se nombran Col1, Col2, y así, en lugar de A, B, C:
=QUERY(IMPORTRANGE(A1,"Ventas!A1:C200"),"select Col1, Col3 where Col3 > 1000",1)Trae la primera y la tercera columna, solo de las filas con más de 1,000 en la tercera. El último 1 indica que hay una fila de encabezados.
Límites que conviene conocer
- 10 MB por solicitud. Importa rangos acotados o haz el resumen en el archivo de origen.
- No es instantáneo. Los cambios del origen se reflejan en los archivos abiertos, pero puede tardar; además revisa cambios cada hora mientras el archivo está abierto.
- Evita cadenas y ciclos. Un archivo que importa de otro que a su vez importa del primero nunca termina de calcular.
- Funciones volátiles. El rango importado no puede depender de AHORA, ALEATORIO ni ALEATORIO.ENTRE. HOY sí se permite.
- Con muchas fórmulas de importación, Sheets puede avisar que se puede tardar un tiempo en cargar los datos.
Preguntas frecuentes
¿IMPORTRANGE sirve para archivos de Excel?
Importa de hojas de cálculo de Google. Si tienes un .xlsx en Drive, ábrelo y guárdalo como hoja de cálculo de Google antes de importarlo.
¿El acceso que doy cuenta como si compartiera el archivo?
Sí. Según la ayuda de Google, el acceso de IMPORTRANGE cuenta para el límite de 600 usuarios con los que se puede compartir el archivo de origen.
¿Por qué sigue saliendo #REF!?
Si ya diste acceso, revisa que el rango esté bien escrito y entre comillas, que la hoja se llame igual (incluidos espacios y acentos) y que la dirección del archivo sea correcta.
¿Coma o punto y coma entre los argumentos?
Depende de la configuración regional de la hoja (Archivo > Configuración). Los ejemplos usan coma, como en una hoja con la de México, donde el decimal es el punto. Si tu hoja usa coma decimal, como en España, Argentina o Colombia, separa con punto y coma; así vienen los ejemplos de la ayuda de Google en español.