Formato condicional en Excel: resaltar facturas vencidas y saldos altos

El formato condicional pinta una celda según su valor. Si cambias un dato o la fecha de corte, los colores se actualizan solos.

Cartera de seis facturas: en rojo claro las fechas vencidas, en naranja los saldos mayores a 50 mil pesos, en morado claro el folio repetido y una escala de blanco a rojo en los días de atraso. — Hoja de ejemplo con datos ficticios: valores calculados en LibreOffice y mostrados con los nombres de Excel en español. No es una captura de la pantalla de Excel.

Descargar el ejemplo (.xlsx)

Dónde está

Selecciona primero las celdas y ve a Inicio > Formato condicional. El ejemplo usa cuatro reglas, una por columna, para que veas cada tipo por separado.

Saldos mayores a un límite

Selecciona los saldos, D5:D10.
Elige Reglas para resaltar celdas > Mayor que.
En lugar de escribir la cifra, apunta a la celda del límite:
```
=$D$3
```
Elige un color y acepta.

Con el límite en una celda, lo cambias una vez y la regla se ajusta.

Facturas vencidas, con una fórmula

Una factura está vencida si tiene saldo y su fecha ya pasó. Eso no cabe en una regla prediseñada, así que se usa una fórmula:

Selecciona las fechas de vencimiento, C5:C10.
Elige Nueva regla > Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
Escribe la fórmula pensando en la primera fila del rango:
```
=Y($D5>0,$C5<$B$3)
```

El $ antes de la columna la deja fija; la fila queda libre para que Excel la ajuste en cada renglón. Para pintar la fila completa, selecciona A5:E10 y usa la misma fórmula. Para comparar contra el día de hoy, cambia $B$3 por HOY().

Folios repetidos

Selecciona la columna de folios y elige Reglas para resaltar celdas > Duplicar valores. Pinta todas las apariciones, incluida la primera.

No distingue mayúsculas de minúsculas, y trata * y ? como comodines. Para saber cuál de las repetidas sobra, sigue la guía de facturas duplicadas.

Escalas de color

Selecciona los días de atraso y elige Escalas de color. En el ejemplo, el valor más bajo queda en blanco y el más alto en rojo: sin leer las cifras, se ve dónde está el atraso mayor.

Úsala para comparar muchos valores de un vistazo. Si la hoja se va a imprimir en blanco y negro, no confíes solo en el color: deja visible la cifra.

Si una regla no hace lo que esperas

Abre Formato condicional > Administrar reglas y revisa el rango de Se aplica a.
Las reglas se evalúan de arriba abajo. Si dos chocan, gana la de más arriba.
Una fecha guardada como texto no compara bien contra otra fecha. Lo mismo pasa con importes como texto.
Si la fórmula pinta la fila de abajo o de arriba, la escribiste pensando en otra fila: debe referirse a la primera fila seleccionada.

Preguntas frecuentes

¿El formato condicional cambia los datos?

No: solo cambia cómo se ven. Para ver únicamente las celdas pintadas, usa Datos > Filtro y filtra por color.

¿Cómo quito las reglas?

En Inicio > Formato condicional > Borrar reglas, ya sea de las celdas seleccionadas o de toda la hoja.

¿Cómo se comprobó el ejemplo?

Las condiciones de cada regla se calcularon como fórmulas en LibreOffice y coincidieron con las celdas pintadas. Los días de atraso también se calcularon ahí.